Warum meine geschäftlichen E-Mails nicht mehr als fünf Sätze haben und wie Sie trotzdem alles Wichtige zu dem erfahren, was ich Ihnen da virtuell zukommen lasse: Lesen Sie in diesem Beitrag.

Fünf Sätze für ein Halleluja

In sehr vielen, sagen wir, den meisten, also etwa 98 Prozent meiner geschäftlichen E-Mails lesen Sie seit Kurzem maximal fünf Sätze. Warum das so ist? Weil Sie mehr gar nicht lesen wollen. Habe ich Recht?

Seien wir doch mal ehrlich: Lesen ist immer lebensgefährlich … Nein, im Ernst und ohne Kästner sinngemäß zu zitieren: Viel lesen wollen wir heute nur noch, wenn es ein gutes Buch ist oder etwas, das wir bewusst und aus freien Stücken ausgesucht haben. Meine E-Mail gehört da höchstwahrscheinlich nicht dazu, selbst wenn wir freundschaftlich verbunden sind und/oder geschäftlich miteinander zu tun haben. Natürlich wollen Sie Ihren bei mir beauftragen Text, und selbstverständlich passiert das meistens (nicht immer, manchmal verschicke ich auch gedruckt mit der Post, das hat mit Wertschätzung und -schöpfung zu tun) per E-Mail. Aber wollen Sie dazu Romane lesen, verstehen, verinnerlichen müssen? Ich vermute: nein. Deshalb kürze ich ab, auf höchstens fünf Sätze. Halleluja.

Weniger Informationen für mehr Inhalt

Wenn Sie, wie ich das meist bei solchen Nachrichten bin, neugierig sind, dann hält Sie ein laaanger Einleitungstext nur davon ab, endlich in das gespannt erwartete Dokument zu schauen. Wenn Sie auf eine wichtige Information warten, um selbst mit Ihrem Projekt oder Ihre Aufgabe weiter zu kommen – dann ist ein romanhafter Einstieg zeitraubend, hinderlich, nervig. Sagen wir ruhig, wie es ist. Ich verstehe Sie da, ich empfinde es ähnlich. Und wenn Sie sich mein angehängtes Angebot anschauen wollen, dann erweckt eine endlose Litanei nur, dass Sie entweder den Eindruck haben, ich will Sie davon abhalten, mein exorbitant hohes Angebot zu sehen, oder aber Sie denken, es handle sich um eine vorangestellte Entschuldigung für eben jenes hohe Angebot.

Mal abgesehen davon, dass meine Angebote durchaus hoch sein können, sind sie vor allem fair und passend zu dem, was Sie bei einem Ja von mir bekommen. Aber das ist ein anderes Thema, dem ich gern zu gegebener Gelegenheit einige Sätze widme. Der wortreiche E-Mail-Einstieg jedenfalls hilft nicht, er verwirrt, lenkt ab, kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Lesen wir heute in so ziemlich jedem Artikel zu mehr Produktivität, mit den zehn Tipps für den effektiveren Tag und dem Finden der eigenen Mitte: „Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche“.

Fünf Sätze also. Die lesen sich auch im Überflug, nebenbei, aus dem Augenwinkel. Und bringen meine Botschaft in Ihren Kopf. Sie brauchen sich gar nicht groß anzustrengen, versprochen. Diese maximal fünf Sätze bedeuten, dass es manchmal sogar weniger sein können, aber niemals mehr. Sie bedeuten nicht, dass ich nicht mehr zu dem zu sagen habe, was Sie da gegebenenfalls mit dieser E-Mail erhalten. Denn manchmal hängt eben, siehe oben, ein Text an. Und zu dem habe ich häufig (gut – meistens) mehr zu sagen. Das bezieht sich dann aber direkt auf den Text, und deshalb schreibe ich meine Fragen, Hinweise, Alternativen und Ideen direkt ins Dokument. Diese finden Sie in den Fußnoten. Ganz klassisch, hochgestellte Ziffer an der Stelle, an der ich etwas anzumerken habe, entsprechende Passage unten auf der jeweiligen Seite. Nicht am Ende des Dokuments, das finde ich verwirrend, sondern immer auf der dazugehörigen Seite. So wissen Sie sofort, um was es geht, und vergessen es nicht beim Blättern bis ganz nach hinten.

Re: ganz kurz

Dieses „lieber kurz“ will ich auch bei Antwortmails beibehalten. Wenn ich merke, dass ich ausschweifend zu texten beginne, höre ich auf zu tippen. Denke nach. Und greife zum Telefonhörer. Obwohl ich (und auch das bekommt beizeiten einen eigenen Artikel, weil das interessant ist bzw. wird) nicht gern telefoniere. In diesem Fall dann aber eben doch – denn wenn es kompliziert und umfangreich zu schreiben wird, dann ist ein Gespräch der bessere Weg. Wahrscheinlich wird das dann so laufen: Ich schreibe Ihnen eine E-Mail, in fünf Sätzen, logo, eher sogar in nur zwei, ob wir dazu telefonieren oder uns über einen anderen Kanal dazu austauschen wollen, und wann das zeitlich passt.

Sogar Beiträgen auf walzer.frl gönne ich einen „Zu lang? In kurz“-Absatz, ganz unten. Die Fräulein’sche Variation von „tl;dr“ („too long, didn’t read“, falls Sie’s nicht kannten). Darin steht in sehr knapp, was sehr viel mehr Worte oberhalb dieses Auszugs sagen wollen. Das ist nicht nur für Lesefaule und Zeitknappe gut, sondern auch für die, die sich den kompletten Sermon vorab durchgelesen haben. Kennen wir noch aus der Schule: Die Zusammenfassung zum Schluss hilft, das Gelesene im Kopf zu ordnen, zu verankern und effizient abzulegen.

Kürzen ist Knochenarbeit (für mich)

Leicht fällt mir das übrigens nicht. Nur, falls Sie sich fragten. Ich kann besser lang. Kurzhalten ist echte Knochenarbeit für mich, und etwas, das ich wohl mein Texterinnenleben lang lernen und üben will und werde. Wenn Sie jetzt Lust bekommen haben, mir eine E-Mail zu schreiben, mich irgendetwas zu fragen oder mir einfach einen schönen Tag zu wünschen: Machen Sie! Ich freue mich. Und antworte. In maximal fünf Sätzen. Über die Länge dieser Sätze haben wir ja zum Glück nicht gesprochen.

Zu lang? In kurz:

Meine geschäftlichen E-Mails haben in 98 Prozent aller Fälle nicht mehr als fünf Sätze. Die restlichen zwei Prozent brauche ich für mein Wohlgefühl und die Geht-nicht-anders-Situationen. Ihre Aufmerksamkeit und unsere Zusammenarbeit finden das gut, und Sie hoffentlich auch. Wenn Sie sich live überzeugen wollen: Schreiben Sie mir, ich antworte, Sie zählen Sätze.

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Der Abkürzungs-Duden

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